Chez ventriloc, l’un de nos objectifs fondamentaux est d’accroître la transparence dans le partage de nos données internes avec nos employés. Dans cet article, nous explorerons comment nous avons amélioré la gestion de la banque de vacances grâce à l’utilisation de Power BI.
Le défi rencontré par plusieurs
Trop souvent, la gestion des banques de vacances se fait manuellement à coup de fichiers Excel et de formules qui n’en finissent plus. Ensuite, s’ensuit une série de courriels pour communiquer l’information à l’employé en question. Le lendemain, un autre employé nous envoie une demande et le processus recommence à nouveau. Les employés ont rarement un aperçu rapide et à jour de leur solde de vacances et le processus pour le leur communiquer est fastidieux.
Afin de pallier ce réel enjeu, nous avons décidé d’utiliser Power BI pour partager en temps réel les données sur les vacances avec nos employés. Cette approche permet d’automatiser le processus en plus de centraliser toute la gestion liée aux vacances en un seul endroit.
Le processus pour rendre disponible les données
Comme le dit l’adage, garbage in, garbage out. Il est donc crucial d’avoir un processus clair et rigide pour saisir les vacances. Idéalement, l’entrée de celles-ci se fait dans un logiciel de feuille de temps. À cet effet, ventriloc a choisi d’utiliser MinuteDock comme outil de gestion des heures travaillées, y compris les vacances et congés. MinuteDock est très simple à utiliser, propose une interface conviviale en plus d’offrir un API avec lequel nous pouvons extraire les données afin de les valoriser (Si vous n’avez pas d’outil de feuille de temps, nous vous le recommandons vivement!). Afin d’identifier clairement les vacances, nous avons défini des codes spécifiques dans MinuteDock sur lesquels les employés peuvent entrer leur vacances.
Ensuite, pour rendre disponible les données aux utilisateurs, nous avons développé une rapport avec Microsoft Power BI. Comme le démontre la figure 1, les employés ont accès à une vue spécifique qui leur permet de consulter rapidement les statistiques sur leurs vacances. Vous constaterez rapidement que notre Chef des opérations, Mathieu Leblanc, aime se la couler douce en juillet 😂.
Avec cette vue, chaque employé a maintenant accès au nombre de vacances, congés pour santé et bien-être et congé d’anniversaire consommés. Ils sont également en mesure de voir leur solde et surtout de bien le comprendre. S’ils se questionnent quant à savoir quelles sont les journées qu’ils ont pris leurs vacances, ils peuvent placer leur curseur sur le graphique du bas et un info-bulle apparaitra montrant le détail par jour comme on peut le voir à la figure 2. Vive les visuels personnalisés en svg! Mon collègue Marc-Antoine Dumas en est le plus grand adepte! Un grand merci pour ton aide 😉
Je vous entends déjà vous demander « J’ai plusieurs employés, comment faire pour que mes employés ne voient que leurs données et non celles des collègues? » Eh bien sachez que nous avons mis en place du RLS (row level security) dynamique dans Power BI pour garantir que les employés n’aient accès qu’à leurs propres données. Nous avons créé un rôle spécifique pour la direction avec des autorisations complètes, leur permettant de voir toutes les données.
Cette centralisation des données n’est pas seulement bénéfique pour les employés. Comme le démontre la figure 3 (données anonymisées par souci de confidentialité), le comité de direction bénéficie également d’une vue centralisée du solde des banques de vacances, avec une analyse adaptée à leurs besoins. Cela les aide à anticiper les ralentissements des projets et à avertir nos partenaires à l’avance, réduisant ainsi l’impact des absences imprévues. De plus, au niveau financier, ce rapport Power BI nous permet de quantifier le montant à verser en fin d’année pour le solde inutilisé de vacances.
Le mot de la fin
Avec l’instauration de cet outil, nous en avons maintenant fini avec les fichiers Excel et les chaines de courriels pour communiquer le solde de vacances aux employés. Nous avons également enrayé tout risque d’erreurs qui pouvait survenir dans les étapes de manipulation des données. Le retour des employés suite à l’instauration de cet outil a été très positif, ils en ont d’ailleurs profité pour en demander plus. C’est pourquoi je vous annonce en primeur que nous ne comptons pas nous arrêter là ! Nos prochaines initiatives en termes de transparence de données incluent la mise à disposition des données sur les heures travaillées par projet versus les budgets initiaux, ainsi que les demandes de remboursements de dépenses. Ces sujets feront l’objet de prochains articles de blog, alors restez connectés 😊.
