Chez ventriloc, l’un de nos objectifs fondamentaux est d’accroître la transparence dans le partage de nos données internes avec nos employés. Dans cet article, nous explorerons comment nous avons amélioré la gestion de la banque de vacances grâce à l’utilisation de Power BI.
Le défi rencontré par plusieurs
Trop souvent, la gestion des banques de vacances se fait manuellement à coup de fichiers Excel et de formules qui n’en finissent plus. Ensuite, s’ensuit une série de courriels pour communiquer l’information à l’employé en question. Le lendemain, un autre employé nous envoie une demande et le processus recommence à nouveau. Les employés ont rarement un aperçu rapide et à jour de leur solde de vacances et le processus pour le leur communiquer est fastidieux.
Afin de pallier ce réel enjeu, nous avons décidé d’utiliser Power BI pour partager en temps réel les données sur les vacances avec nos employés. Cette approche permet d’automatiser le processus en plus de centraliser toute la gestion liée aux vacances en un seul endroit.
Le processus pour rendre disponible les données
Comme le dit l’adage, garbage in, garbage out. Il est donc crucial d’avoir un processus clair et rigide pour saisir les vacances. Idéalement, l’entrée de celles-ci se fait dans un logiciel de feuille de temps. À cet effet, ventriloc a choisi d’utiliser MinuteDock comme outil de gestion des heures travaillées, y compris les vacances et congés. MinuteDock est très simple à utiliser, propose une interface conviviale en plus d’offrir un API avec lequel nous pouvons extraire les données afin de les valoriser (Si vous n’avez pas d’outil de feuille de temps, nous vous le recommandons vivement!). Afin d’identifier clairement les vacances, nous avons défini des codes spécifiques dans MinuteDock sur lesquels les employés peuvent entrer leur vacances.
Ensuite, pour rendre disponible les données aux utilisateurs, nous avons développé une rapport avec Microsoft Power BI. Comme le démontre la figure 1, les employés ont accès à une vue spécifique qui leur permet de consulter rapidement les statistiques sur leurs vacances. Vous constaterez rapidement que notre Chef des opérations, Mathieu Leblanc, aime se la couler douce en juillet 😂.
